• Indexation des frais de route et de séjour

    Un employeur rembourse les frais de route exposés par ses travailleurs itinérants, pour le compte de l'employeur. Ces frais comprennent les inconvénients liés à l'absence de commodités et les frais de repas.

    Un employeur peut également rembourser les frais de séjour exposés, en Belgique par son travaileur, pour le compte de l'employeur.

    Afin de faciliter son administration, l'employeur a décidé d'octroyer un forfait plutôt que de rembourser les frais réellement exposés.

    Au 1er octobre 2010, ces indemnités sont indexées (cfr. fiscalement ci-après).

    [Màj 12 mai 2011] De nouveaux montants d'indemnités forfaitaires pour les voyages d'affaires en Belgique sont applicables au 01/06/11.

    1. ONSS

    Les récentes instructions ONSS (3ème trimestre 2010) fixent des forfaits exonérés de cotisations de sécurité sociale.

    Pour les frais de route, aucune cotisation ONSS n'est due à concurrence d'un montant de
    * € 8/jour (pour absence de commodités);
    * et/ou € 6/jour (pour repas).
     
    Itinérant signifie que lors d'une journée de travail, le travailleur est obligé de se déplacer (minimum 4 heures) et n'a pas accès aux commodités sanitaires telles que présentes dans l'entreprise, l'une de ses succursales ou certains chantiers. Le montant des frais de repas n'est accepté que si le travailleur n'a d'autre possibilité que de prendre un repas à l'extérieur. Notons également que le travailleur qui est occupé plusieurs jours en suivant au même endroit ou chez le même client (ex. travailleur sur chantier ou consultant chez un client) n'a PAS la qualité de travailleur itinérant. " L'O.N.S.S. estime que ce lieu devient le lieu de travail et le travailleur peut y faire usage des installations sanitaires (sauf si le contraire peut être démontré). Dans ce cas, seul l'octroi de chèques-repas est envisageable." - source: article GroupeS: ici.

    Pour les frais de repas, l'indemnité ne peut être cumulée avec l'octroi de  chèques-repas. A défaut, il faudra déduire l'intervention patronale dans les chèques-repas du forfait. Ainsi, si l'intervention patronale est de € 4,91, ce montant devra être déduit des € 6 --> seule une indemnité de € 1,09 pourra être octroyée en plus des chèques-repas).

    Pour les frais de séjour, aucune cotisation ONSS  n'est due à concurrence d'un montant de € 30/nuit si le travailleur ne peut rejoindre son domicile pour la nuit en raison d'un lieu de travail éloigné. Ce montant comprend le repas du soir, le logement et le petit déjeuner.

    De manière générale, remarquons aussi que si l'employeur rembourse sur base des frais réellement exposés, il n'y a pas lieu d'octroyer le forfait.  Enfin, des montants supéieurs peuvent être acceptés à condition de pouvoir les justifier.

    Rfce: instructions ONSS.

    [Màj juillet 2011]

    N.B.: Peut-on cumuler une indemnité de repas et un chèque-repas ?
    ·         Si l’employeur rembourse le coût réel d’un ou plusieurs repas (hors petit-déjeuner), le montant remboursé doit être diminué de la part patronale dans le chèque-repas ;
    ·         Si l’employeur rembourse un montant forfaitaire,
    o    Si la durée de travail < 8 heures : le montant de l’indemnité doit être diminué de la part patronale dans le chèque-repas ;
    o    Si la durée de travail > 8 heures : le chèque-repas et l’indemnité forfaitaire peuvent être cumulée à condition pour l’employeur de démontrer que le travailleur a pris un deuxième repas.

    2. Fiscalement

    Les frais de route ne sont PAS imposables si leur montant ne dépasse pas
    * petit-déjeuner: € 3,53 (déplacement de plus de 5 heures et de moins de 8 heures)--> indexation à € 3,61 à partir du 01/10/2010 - € 3,68 à partir du 01/06/11;
    * repas de midi et du soir: € 12,05 (déplacement de 8 heures et plus)--> € 12,29 (01/10/2010) € 12,54 au 01/06/11


    Les frais de séjour en Belgique ne sont PAS imposables si leur montant ne dépasse pas € 34,78--> € 35,48 (01/10/2010) - € 36,19 au 01/06/11. Cette indemnité couvre le dîner, la nuitée et le petit déjeuner.

    Le tableau complet:

     

    Déplacement par journée calendrier

    Supplément pour la nuit (frais = logement, repas du soir et petit déjeuner)

     

    Plus de 5 heures à moins de 8 heures

    8 heures et plus

    Logement non remboursé par l’employeur

    Logement gratuit (pour lequel aucun paiement n’est demandé)

    Cadre de direction

    € 3,68

    € 18,47

    € 42,08

    € 22,15

    Cadre

    € 3,68

    € 15,49

    € 39,13

    € 19,20

    Employé / ouvrier

    € 3,68

    € 12,54

    € 36,19

    € 16,25

     

    L'indexation au 01/03/2012 est à trouver ICI.

    Toutes les infos sur votre iPod/iPhone/iPad: Salary@Be.


    Rfces: A.R. du 24 décembre 1964.

    Pour le remboursement des frais de séjour à l'étranger, c'est ici.

    « Voiture de société - indexation cotisation et ATNSalary@Be - publication version 1.1 »

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